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Zutrittskarten und Zutrittssysteme für Mitarbeiter

Zutrittssysteme und Zutrittskarten
Sompetch Kanakornpratip / shutterstock.com
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Bereits in vielen Betrieben erfordert das ständig wachsende Sicherheitsbewusstsein Umdenken im Bereich der Zutrittskontrolle. Der herkömmliche Schlüssel wird zunehmend Schritt für Schritt durch eine Reihe fortschrittlicher und fälschungssicherer Technologien abgelöst, wie zum Beispiel Fingerabdruck-Scanner, biometrische Erfassung oder Zutrittskarten. Letztere lassen sich problemlos und ohne großen Aufwand in einen bestehenden Betrieb implementieren. Die Vorteile eines Zutrittssystems liegen klar auf der Hand.

Vorteile von Zutrittssystemen

Der konventionelle Schlüssel gilt als überholt, unsicher und unpraktisch. Zudem wird dieser gerne vergessen oder nicht zuletzt auch verloren. Zwar ist auch die Zutrittskarte physischer Natur, doch lässt sich mit der dazugehörenden Sicherheitssoftware vieles anpassen. Angefangen von der Zuweisung von Zutrittsrechten für bestimmte Räumlichkeiten, bis hin zur Zeiterfassung für Mitarbeiter, stehen hier die Vorteile dieser Technologie im Fokus. Des Weiteren können diese Karten zeitgleich als Dienstausweis oder Firmenausweis fungieren. Dadurch ermöglichen sie eine schnelle und unkomplizierte Identifikation eines jeden Mitarbeiters, um diese von betriebsfremden Personen zu unterscheiden – entweder durch einfache Sichtkontrolle oder durch spezielle Kartenlesegeräte, Barcodescanner oder RFID-Transponder.

Funktionsweise von Zutrittssystemen

Für den Fall, dass eine Smartcard als Mitarbeiterausweis dient – also eine Karte mit darauf gespeicherter Information – kann diese zugleich als Schlüssel und Zeiterfassungskarte verwendet werden. Auf dem Chip, Barcode beziehungsweise RFID-Etikett ist eine einzigartige Kartennummer gespeichert, welche über diverse Terminals ausgelesen werden kann. Dadurch ist die Zuordnung der Karte im System möglich. Das Terminal kann nun – wie zum Beispiel bei der Zugangskontrolle – einen Aktor betätigen, welcher den elektronischen Schließzylinder im Türbeschlag aktiviert. Außerdem kann beim Zeiterfassungssystem die ID des Mitarbeiters und die aktuelle Zeit protokolliert werden.

Worauf muss bei Zutrittssystemen für Mitarbeiter geachtet werden?

Ein Zutrittssystem bietet bei all den Vorteilen auch Nachteile, welche beachtet werden müssen. Selbstredend stehen Mitarbeiterausweise im Normalfall nur Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, zeitlich begrenzte Zugangskarten für Gäste oder externe Arbeiter auszustellen. Hier müssen Zeitraum und Aufenthaltsdauer geregelt, beziehungsweise in der Verwaltungssoftware definiert sein.

Zudem wird durch den Einsatz von Zeiterfassungssystemen, welche mit Karten perfekt harmonieren, jeder Mitarbeiter gläsern und die Arbeitszeit sekundengenau überwacht. Des Weiteren lässt sich jede Interaktion mit einem Lesegerät protokollieren und auf diese Art und Weise ein genaues Bewegungs- und Arbeitsprofil erstellen. Datenschutz sollte in diesen Fällen oberste Priorität haben.

Bei Systemen mit RFID-Etiketten und Transpondern muss bei der Installation auf die Umgebung geachtet werden, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. RFID-Terminals sind störanfällig durch elektromagnetische Felder und andere Kommunikationselektronik. Außerdem sollten in diesem Anwendungsfall keine Produkte unterschiedlicher Hersteller miteinander kombiniert werden, um eine optimale Funktion sicherzustellen.

Konkrete Anwendungsfälle für Schlüsselkarten und Firmenausweise

In vielen Bereichen sind Schlüssel- und Zugangskarten nicht mehr wegzudenken. Sie vereinfachen komplizierte Prozeduren bei Schlüsselausgabe- und Verwaltung enorm und finden vor allem in Gastronomie, Kliniken oder Firmengebäuden Anwendung. Sie ermöglichen dort nicht nur einfachen Zutritt, sondern auch eine Reihe anderer praktischer Funktionen wie Abrechnung, Zeiterfassung, Guthaben- und Bezahlfunktion. Nach Möglichkeit lassen sich auch Safes oder Schränke mit nur einer Karte öffnen. Die Verteilung kann dabei nicht nur direkt am Ort des Geschehens, sondern beispielsweise auch per Postweg stattfinden – bei Hotelbuchungen oder Events ist dies häufig der Fall.

Außerdem sind Firmenausweise vor allem bei Außendienstmitarbeitern eine sinnvolle Investition, um deren Authentizität beim Kunden unter Beweis zu stellen. Ein Paradebeispiel bilden hier Mitarbeiter von örtlichen Versorgungsunternehmen oder Kontrolleure im öffentlichen Verkehr.

Mitarbeiterausweise selbst erstellen

Dienst-, Firmen- und Mitarbeiterausweise können entweder bereits fertig erworben oder selbst gestaltet und bedruckt werden. Hierbei gilt jedoch, einige Richtlinien einzuhalten und die Beschaffenheit der jeweiligen Karte beim Druck zu berücksichtigen. Für den Fall, dass ein eigenes Design erwünscht oder notwendig ist, bieten sich eine Reihe an Online-Diensten an, welche sich speziell auf den Entwurf von Ausweiskarten spezialisiert haben. Aus hunderten Vorlagen kann hier das passende Design gewählt und auf die eigenen Anforderungen angepasst werden. Eigene Bilder können ebenso direkt eingefügt werden. Ist dieser Schritt bewerkstelligt, geht es an den Druck.

Für beständige und einwandfrei bedruckte Kunststoffkarten bietet sich ein Plastikkarten-Drucker an, welcher die Farbe mittels Sublimationsdruck (bei mehrfarbigen Motiven) oder Thermotransferdruck (bei schwarz-weißen Motiven) auf die Leerkarte appliziert. Die meisten Geräte der Einstiegsklasse arbeiten mit einem wechselbaren Farbband, welches, je nach Modell und Farbauftrag bis zu 100 Ausdrucke ermöglicht. Abgesehen vom gängigen Format 53,98 x 85,60 Millimeter stehen gestaltungstechnisch keine Einschränkungen im Weg. Beim Design können aber verschiedenste Sicherheitsmerkmale eingeplant werden, welche die Sicherheit im Unternehmen signifikant erhöhen und Unbefugten den Zutritt erschweren. Das Einfügen eines Barcodes oder einer Identifikationsnummer ist einfach und bildet den ersten Schritt zu verstärkten Sicherheitsvorkehrungen. Als reiner Sichtausweis entspricht diese Art Karte den meisten Anforderungen.

Zusätzlich können hier aber noch Magnetstreifen, Hologramme oder RFID-Etiketten als weitere Sicherheitsmerkmale Verwendung finden. Diese müssen aber bereits vor dem Druck in der Karte eingeschlossen sein, weshalb in diesem Fall spezielle Rohlinge notwendig sind. Durch etwaige Erhöhungen und Vertiefungen auf der Oberfläche besteht aber die Möglichkeit, dass diese Unebenheiten den Druckkopf eines Kartendruckers beschädigen können. Für diese Anwendung bietet der Markt spezielle Drucker, sogenannte ReTransfer-Drucker. Diese bringen den Druck erst auf ein Trägermaterial auf und laminieren diese Folie in einem zusätzlichen Arbeitsschritt mit Hilfe von Wärme direkt auf die Karte.

Für den Fall, dass Mitarbeiter- und Dienstausweise nur sporadisch benötigt werden, bieten sich diverse Online-Druckereien an, welche sich auf Kartendruck spezialisiert haben. Die Kosten sind bei geringen Mengen hier durchaus niedriger als die Anschaffung eines Spezialdruckers (inklusive Rohmaterial) für den Do-it-yourself-Kartendruck. Selbiges gilt auch für Mengen ab 500 Stück. Diese lassen sich weitaus wirtschaftlicher direkt im Offsetdruck bei einer Druckerei erstellen.

Alternativen zu Smartcards

Die Entwicklungen bei sicherheitsrelevanten Technologien unterliegen ständigem Wandel. Es existiert bereits eine Handvoll weiterer interessanter Möglichkeiten, den Zugang zu Gebäuden zu regeln oder Mitarbeiter zu identifizieren. Angefangen beim noch relativ simplen Fingerabdruck bis hin zum Netzhautscan – nahezu völlig fälschungssicher bieten diese Lösungen zusätzliche Sicherheit. Jedoch drängt sich hier eine Kosten-Nutzen-Frage auf, denn nicht jede Technologie ist für ein Unternehmen sinnvoll, nur, weil diese auf dem Markt ist.

Fazit

Sich als Mitarbeiter eines Unternehmens zu identifizieren und diese Zugehörigkeit auch nach außen hin zu transportieren, ist in der Zeit stetig wachsendem Sicherheitsbedürfnisses fast schon zur Notwendigkeit geworden. Schlüssel gehen verloren, sind unpraktisch und können ohne großen Aufwand kopiert werden. Mitarbeiterausweise sind in dieser Hinsicht weitaus überlegen. Sie finden Platz in der Geldbörse oder können mit einer Schutzhülle versehen, direkt am Körper getragen werden. Durch innovative Zusatzfunktionen vereinfachen Karten die Abläufe im Firmenalltag, wie beispielsweise:

  • Zuweisung von Zutrittsrechten für bestimmte Räume
  • Möglichkeit zur Zeiterfassung
  • Überwachung von Ereignissen
  • Einrichtung von Sicherheitszonen
  • Verwaltung des gesamten Gebäudekomplexes
  • Möglichkeit der dezentralen Zutrittsadministration
  • Einschränkung der zeitlichen Kartengültigkeit

Natürlich können Firmen- oder Dienstausweise außerdem mit weiteren Sicherheitsmechanismen kombiniert werden, doch sollte hierbei abgewogen werden, ob weitere Sicherheitsvorkehrungen überhaupt notwendig sind und vielleicht sogar mehr Kosten als Nutzen verursachen.

Quellen und Links:
http://www.sicherheit.info/artikel/2107360
https://www.searchsecurity.de/definition/Smartcard
https://www.ident24.de/kartensysteme/Plastikkarten/
http://www.biokarte.com/karten/biokarten-personalisierung/

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

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