In der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je, Arbeitswege möglichst kurz und effizient zu gestalten. Dabei geht es insbesondere darum, zu identifizieren, wo unnötig aufwendige oder sogar überflüssige Arbeit geleistet wird. Je effizienter die „Arbeitsketten“ Ihres Unternehmens sind, desto produktiver kann die Arbeitszeit genutzt werden.
Digitalisierung erhöht die Produktivität
Die zunehmende Digitalisierung hat an vielen Stellen Fortschritte gebracht und Arbeitsweisen, welche bis vor wenigen Jahren absoluter Standard waren, komplett abgelöst. Beispielsweise die digitale Aktenführung hat Dinge wie ständiges Kopieren und Drucken oder den aufwendigen Transport von schweren Aktenrollern überflüssig gemacht. Die Kommunikation mit Mitarbeitern am anderen Ende des Büros, im Home-Office oder mit Kollegen aus anderen Städten ist dank Programmen wie Business Skype inzwischen Bestandteil der täglichen Arbeitsroutine. Auf diese Weise wird die Arbeitszeit deutlich effektiver genutzt als zuvor und Fehlerquellen werden minimiert.
Nutzen Sie Spracherkennungs-Software
Wie früher wird auch heute noch viel Textarbeit über Diktate abgewickelt. Vor einigen Jahren bedeutete dies, das Sprechen in ein Diktiergerät, dessen Band dann an entsprechende Angestellte weitergegeben wurde, die das Diktierte in Echtzeit abtippen mussten. Inzwischen gibt es eine Reihe verschiedener Programme für Spracherkennung, die diesen Arbeitsweg hinfällig machen. Selbst die Diktierfunktion von Microsoft Word ist inzwischen gut genug, um das meiste Gesprochene fehlerfrei in Text umzuwandeln. Somit genügt es, wenn ein Angestellter im Nachhinein den Text auf Verständnis- und Grammatikfehler überprüft, anstatt ihn komplett abzutippen. Dies spart Zeit, die an anderen Stellen wertvoll eingesetzt werden kann.
Effizient Notizen machen
Eine Sache, die bisher nicht von der Digitalisierung eingeholt wurde, ist das Aufschreiben persönlicher Notizen. Dies liegt hauptsächlich daran, das digitale Notizen, solange sie für niemand anderen oder für eine spezifische Akte relevant sind, meist mehr Zeit benötigen als die einfache Aufschrift in ein Notizbuch. Gerade wenn die Notizen nur kurz und simpel sind, lohnt es sich nicht ein digitales Notizenverzeichnis anzulegen. Zeit-verkürzend ist es dann, die richtigen Schreibutensilien zu benutzen. Tintenroller sind besonders nützlich, da sie schnell und einfach zu handhaben sind. Zudem kommen sie in verschiedenen Farben, sind nicht teuer und einfach zu ersetzen.
Erst in Fällen, in denen sich Notizen spezifisch auf eine Akte beziehen oder es wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter oder Angestellten Zugriff auf die Notizen haben, lohnt es sich die Notizen digital zu erfassen. Für diesen Fall bieten fast alle Programme inzwischen eine Notizfunktion.
Personalbeschaffung auslagern
Auch an anderen Stellen wie zum Beispiel der Personalbeschaffung gibt es Möglichkeiten Zeit einzusparen. Besonders wenn es darum geht hochqualifizierte Arbeitskräfte zu finden, kann dies einiges an Zeit und Aufwand kosten und Erfolg ist dabei nicht einmal garantiert. Damit Ihr Unternehmen nicht wichtige Ressourcen für das Beschaffen neuer Kräfte aufwenden muss, kann es sich lohnen einen Headhunter zu bezahlen. Auch wenn diese häufig viel Geld kosten, sparen Sie auf der anderen Seite Geld, da Sie keine interne Arbeitszeit verschwenden und vermeiden zudem auf lange Sicht Kosten, die durch Fehlbesetzungen auftreten können.
Bleiben Sie aufmerksam
Am Ende ist es wichtig zu erkennen, dass das Streben nach Effizienz nie abgeschlossen ist. Deshalb ist es essenziell, aufmerksam zu bleiben und die Arbeitsweisen in Ihrem Unternehmen ständig zu beobachten und aktiv zu hinterfragen. Auf diesem Weg werden Ihnen Dinge auffallen, die verbessert werden können und womöglich den nächsten Schritt Ihres Unternehmens ermöglichen.
Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
