Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

Die Erfassung von Arbeits- und Pausenzeiten ist für deutsche Unternehmen von großer Bedeutung. Damit ist jedoch nicht die personalpolitische Überwachung von Arbeitern und Angestellten gemeint,  Arbeitszeiterfassung ist vielmehr ein geeignetes Instrument zur Berechnung von Löhnen und Gehältern oder zur Erfassung von Fehlzeiten wie beispielsweise Urlaub, Mutterschutz und Krankheit.

Bei der exakten Berechnung von Arbeitszeiten im Rahmen von Projekten spielt die Zeiterfassung ebenfalls eine wichtige Rolle. Gerade unter Kostenaspekten ist bei Projekten eine genaue Abrechnung zwingend erforderlich. Die Einhaltung von Pausen- und Ruhezeiten lässt sich durch eine konsequente Erfassung der Arbeitszeiten im Zweifelsfall nachvollziehen und dient in erster Linie dem Schutz der Arbeitnehmer. Hier sind Unternehmen laut Arbeitszeitgesetz zur Fürsorge gegenüber ihren Mitarbeitern verpflichtet.

Das Ampelmodell – Zeiterfassung zum Schutz vor zu vielen Überstunden

Viele Unternehmen wenden heute das sogenannte Ampelmodell an. Dieses sortiert die Überstunden der Mitarbeiter in die Bereiche Grün, Gelb und Rot.

• Die Farbe Grün bedeutet, dass die Zahl der Überstunden in Ordnung ist.
• Bei Gelb befinden sich die Überstunden des Mitarbeiters in einem noch zu akzeptierenden Rahmen.
• Die Farbe Rot bei der Zeiterfassung bedeutet, dass der Mitarbeiter zu viele Überstunden angesammelt hat.

Hier sind Personal und Betriebsrat gefordert, umgehend geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten. Ziel ist immer, die Gesundheit des Mitarbeiters und die Bedürfnisse des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Unterschiedliche Varianten der Arbeitszeiterfassung

Dank modernster Technik haben Firmen heute die Möglichkeit, aus vielen technischen Varianten der Arbeitszeiterfassung die für sie beste Form auszuwählen.

Aktuell gibt es für die Zeiterfassung folgende Anwendungen:

• elektronisch über eine Chipkarte
• Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck
• mobil über Handy oder Smartphone
• über das Internet
• durch eine interne Software
• oder herkömmlich über Excel

Für die hier beschriebenen Verfahren sind in Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen unabdingbar. Die früher übliche Erfassung durch tägliches Eintragen in Papierlisten oder auch mittels Stechkarte dürfte in deutschen Unternehmen heute nicht mehr üblich sein.

Arbeitszeiterfassung im Einzelnen

Voraussetzung für die zahlreichen Vorteile, die eine Arbeitszeiterfassung für Unternehmen und Arbeitnehmer gleichzeitig bringen, ist jedoch das konsequente und lückenlose Festhalten der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten. Nur so lassen sich genaue Zeitsalden bilden, können Überstunden oder Fehlstunden erkannt und entsprechend korrigiert werden. Mitarbeiter werden deshalb von ihrem Arbeitgeber dazu angehalten, bei jedem Betreten und Verlassen des Unternehmens die Zeiten in entsprechender Form festzuhalten. Das betrifft auch die Pausenzeiten. Für die Angestellten ist das heute selbstverständlich. Die Mitarbeiter haben über elektronische Medien außerdem die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten permanent selbst zu kontrollieren. Das gibt ihnen die Gewissheit, ihre Zeitsalden jederzeit im Blick zu behalten. Übrigens erfolgt die Arbeitszeiterfassung minutengenau.

Datenschutz gilt auch bei der Arbeitszeiterfassung

Selbstverständlich müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass bei der Erfassung und eventuellen Auswertung von Zeitsalden die hohen Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes gewahrt werden. So ist es den Firmen beispielsweise nur in begründeten Ausnahmefällen und meist unter Hinzuziehung des Personalrates sowie der Bereiche Revision und Rechtsabteilung erlaubt, Salden von Mitarbeitern hinsichtlich eventueller Ungereimtheiten über einen längeren Zeitraum zu kontrollieren. Halten sich die Unternehmen nicht an die teilweise strengen Bestimmungen des Gesetzgebers, haben Mitarbeiter das Recht, ihren Arbeitgeber auf Verletzung des Datenschutzes zu verklagen.

Was die Erfassung der Arbeitszeiten dem Mitarbeiter bringt

Nicht nur das Unternehmen, auch der einzelne Mitarbeiter profitiert von der genauen und lückenlosen Zeiterfassung. So hat er selbst einen genauen Überblick über Mehrstunden oder Fehlzeiten, bereits genommenen Urlaub oder die Zahl der Krankheitstage. Denn diese Fehltage werden in einem Zeiterfassungssystem ebenfalls festgehalten. Damit wissen Arbeitnehmer zum Beispiel, wie viel Resturlaub ihnen noch zusteht oder können selbst ausrechnen, wie viele Tage Freizeit sie mit den eventuell angesammelten Überstunden abfeiern können.

Welche Vorteile sich für Unternehmen ergeben

• Optimierung von Arbeitsabläufen im Bereich Personal
• dadurch Einsparung von Kosten
• genaue projekt- und arbeitsspezifische Abrechnung von Arbeitszeiten
• verbesserte Kontrollmechanismen für Arbeitgeber hinsichtlich rechtlicher Vorschriften
• Möglichkeit von Prüfungen beim Verdacht auf Missbrauch oder Betrug.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich die Arbeitszeiterfassung zu einem wichtigen und aussagekräftigen Instrument für Unternehmen und Mitarbeiter gleichrangig entwickelt hat.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.