Viele Arbeitgeber unterstützen die Verpflegung ihrer Arbeitnehmer mit täglichen Essenszuschüssen. Beispiele sind Zuschüsse zu Mahlzeiten in der Kantine oder Essensgutscheine, die in Restaurants eingelöst werden können und die zu den gängigen Formen des steuerfreien Sachbezugs gehören. Was für den Arbeitsplatz im Unternehmen gilt, gibt es auch für den Essenszuschuss im Home Office.
Essenszuschuss im Home Office: Was sind steuerfreie Sachbezüge?
Sachbezüge sind Gehaltsnebenleistungen, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern anbieten. Dabei handelt es sich um nicht in Geldform gewährte Einnahmen, sondern um geldwerte Vorteile zugunsten des Empfängers, zum Beispiel in Form von Waren oder Dienstleistungen. In diesem Bereich gibt es unterschiedliche Anbieter. So kann von interessierten Personalverantwortlichen beispielsweise ein steuerfreier Sachbezug mit givve genutzt werden.
Weitere Beispiele für Sachbezüge sind:
- Gesundheitsfördernde Maßnahmen
- Bezuschussung von Internetkosten und die Überlassung von mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und Notebooks
- Fahrtkostenzuschüsse sowie die Unterstützung der Mobilität im öffentlichen Nahverkehr durch ein Jobticket
- Kindergartenzuschuss
- Verpflegungs- und Essenszuschuss
Was Einnahmen sind, darüber gibt § 8 EStG (Einkommensteuergesetz) Auskunft. Danach sind Einnahmen alle Güter, die in Geld oder Geldwert bestehen. Der Wert dieses sogenannten Sachbezugs gehört zum steuerpflichtigen Einkommen eines Arbeitnehmers. Allerdings nicht in voller Höhe, denn es gibt eine Freigrenze, die bei 44 Euro monatlich liegt. Beim Sachbezug wird differenziert zwischen Sachleistungen, die komplett steuerfrei sind und solchen, die lediglich steuerbegünstigt sind wie beispielsweise ein Dienstwagen. Nach 8 Abs. 2 S. 1 EStG sind monatliche Gehaltsextras bis zu einer Höhe von 44 Euro monatlich komplett steuerfrei, was einen jährlichen Betrag von 528 Euro ergibt.
Das gilt auch für den Essenszuschuss, der oft als sinnvolles Mittel zur Mitarbeiterbindung genutzt wird und beispielsweise über die Kantine, digitale Essensmarken, über Restaurantgutscheine und im Home Office gewährt werden kann. Für die Höhe dieser sogenannten Zuschüsse zu arbeitstäglichen Mahlzeiten – und auch für den Essenszuschuss im Home Office – gelten amtliche Sachbezugswerte.
Die Voraussetzungen für den Essenszuschuss im Home Office
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Anwendungsschreiben vom 18. Januar 2019 die Spielregeln für Essenszuschüsse festgelegt. Danach ist als Arbeitslohn nicht der Wert des Zuschusses, sondern lediglich der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Der Sachbezugswert beträgt im Jahr 2020 für das Frühstück 1,80 Euro sowie für das Mittag- und Abendessen jeweils 3,40 Euro. Damit er veranschlagt werden kann, müssen bestimmte Punkte sichergestellt sein, die gleichermaßen für den Essenszuschuss im Home Office gelten:
- Der Essenszuschuss (auch im Home Office) darf den amtlichen Sachbezugswert der entsprechenden Mahlzeit nicht um mehr als 3,10 Euro übersteigen. Das bedeutet, dass der Essenszuschuss im Home Office maximal 6,50 Euro (3,40 Euro + 3,10 Euro) betragen darf.
- Der Essenszuschuss (auch im Home Office) darf außerdem den realen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
- Für jede Mahlzeit kann lediglich ein Essenszuschuss (auch im Home Office) pro Arbeitstag beantragt werden, wobei Krankheits- und Urlaubstage ausgenommen sind.
- Voraussetzung ist auch, dass mit dem Essensgutschein eine Mahlzeit erworben werden muss. Handelt es sich hingegen um einzelne Lebensmittel, müssen diese für den Verbrauch während der Essenspausen oder zum unmittelbaren Verzehr bestimmt sein.
- Nicht beansprucht werden kann der Verpflegungszuschuss von Arbeitnehmern in den ersten drei Monaten einer auswärtigen Tätigkeit.
Nach Angaben der Finanzverwaltung gilt diese lohnsteuerliche Vereinfachung auch dann, wenn Arbeitnehmer ihre Tätigkeit in einem Home Office ausüben. Wichtig ist, dass Arbeitnehmer die Einhaltung der Voraussetzungen dokumentieren beziehungsweise dem Arbeitgeber gegenüber detailliert nachweisen. Pro Arbeitstag und bezuschusster Mahlzeit darf nur ein Essenszuschuss mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Sofern ein Arbeitnehmer am selben Tage weitere Mahlzeiten oder Bestandteile einer Mahlzeit für weitere Tage bevorratet, müssen die dafür gewährten Zuschüssen als Barlohn erfasst werden.
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass der steuerfreie Essenszuschuss auch für Arbeitnehmer im Home Office vorgesehen ist. Auch im Home Office sollen Arbeitnehmer auf regelmäßige Mahlzeiten achten, wobei sie der Arbeitgeber durch den Essenszuschuss im Home Office unterstützt. Die Einlösung funktioniert ebenso wie im Büro. Wichtig ist, dass diese Ausgaben im Home Office gegenüber dem Arbeitgeber nachgewiesen werden können.
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