Tipps fürs Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen

Die Verwaltung von Daten und Dokumenten in Unternehmen erforderte in der Vergangenheit einen nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand. Innerhalb kürzester Zeit kamen häufig größere Aktenberge zusammen, die die Wände der Büros und Archive füllten. Die Archivierung des modernen Dokumentenmanagement hingegen funktioniert zum größten Teil digital und mit Hilfe des Internets. Zum Einsatz kommen spezielle Sicherungsserver und lokale Speichermedien, auf denen die modernen digitalen Dokumenten- und Datenkopien gesammelt und archiviert werden. Aktenberge und große Archive gehören somit immer häufiger der Vergangenheit an. Für viele Unternehmen, Behörden und Betriebe stellt sich jedoch die Frage: Was tun mit alten Dokumenten, die noch nicht digital erfasst sind und trotzdem von großer Wichtigkeit bleiben?

Digitales Dokumentenmanagement in Unternehmen

Dateitypen und Dokumentarten gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen. Je nach Verwendungszweck und Arbeitsbereich der Firmen und Behörden handelt es sich um unterschiedliche Dokumenten- und Datensätze. Auch die Buchhaltung der meisten Unternehmen hat sich in den letzten Jahren den digitalen Veränderungen angepasst: Viele Sekretariate wollen neuerdings Personalakten scannen und archivieren. Besonders kontrovers diskutiert im digitalen Zeitalter wird aber immer wieder der Datenschutz und die Sicherheit der archivierten Daten. Zum Einsatz kommen in vielen Fällen eigene Server oder in kleineren Unternehmen vermehrt auch die sogenannten virtuellen Server, kurz vServer. Diese können kombiniert mit unterschiedlichen Leistungsspektren angemietet werden und werden extern von renommierten Unternehmen gewartet. Software und Hardware ist somit zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand der Technik und ermöglichen ein schnelles und zuverlässiges Daten- und Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau.

Besonders wenn es darum geht, große, bereits bestehende Datensätze mit der neuesten Technik aufzuarbeiten, ist es unerlässlich, alte, bereits physisch archivierte Daten nachträglich zu digitalisieren. Diese Arbeiten werden von Unternehmen sehr gerne ausgelagert. Es gibt schon heute viele Internetangebote, die sich auf die Digitalisierung von Altdokumenten spezialisiert haben. Sie bieten unterschiedliche Dienstleistungen an, im Rahmen derer sie den jeweiligen Unternehmen erforderliche Digitalisierungsarbeiten abnehmen. Aber auch Soft- und Hardwarelösungen, d.h. zum Beispiel unterschiedliche Scannerprodukte und Scansoftwarelösungen, können angemietet bzw. erworben werden, um die Digitalisierungsarbeiten für eine Archivierung bei selbstständiger Durchführung maximal zu automatisieren und so zu beschleunigen. Der Vorteil einer digitalen Archivierung liegt zweifelsohne darin, dass sich sämtliche Datenbestände innerhalb nur weniger Sekunden digital durchsuchen lassen. Dies beschleunigt Arbeitsprozesse enorm und kann darüber hinaus sogar Personalkosten einsparen. Einige Segmente des Archivs können außerdem für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Hinzu kommen schließlich unterschiedliche Netzwerk- und Cloud-Lösungen, die in Kombination mit zum Beispiel VPN-Verbindungen Teamarbeit und das Arbeiten von zuhause aus ermöglichen.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.