Ab 2026 Pflicht: Digitale Zeiterfassung für Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden

Die Zeiterfassungspflicht kommt und sie wird digital. Ab 2026 sollen Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet sein, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden digital zu erfassen. Was bedeutet das konkret für die Personalpraxis? Wer ist betroffen? Und wie gelingt die Umsetzung?

Was steckt hinter der neuen Regelung?

Bereits 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig zu dokumentieren. Das Bundesarbeitsgericht folgte 2022 dieser Linie und betonte, dass Unternehmen bereits jetzt zu einer Arbeitszeiterfassung verpflichtet seien auch ohne ein explizites Gesetz.

Um diese Pflicht nun einheitlich umzusetzen, arbeitet das Bundesarbeitsministerium an einem konkreten Gesetzesentwurf. Der sieht vor, dass die Arbeitszeiten künftig elektronisch erfasst werden müssen also digital statt handschriftlich.

Wer ist betroffen – und ab wann?

Die digitale Zeiterfassungspflicht soll stufenweise nach Unternehmensgröße eingeführt werden:

• Bis 10 Mitarbeitende – Keine Pflicht zur digitalen Erfassung
• 11 bis 49 Mitarbeitende – 5 Jahre Übergangsfrist
• 50 bis 249 Mitarbeitende – 2 Jahre Übergangsfrist
• Ab 250 Mitarbeitende – 1 Jahr Übergangsfrist

Das Gesetz soll voraussichtlich 2026 in Kraft treten. Ab dann beginnen die jeweiligen Fristen.

Was genau muss erfasst werden?

Die Pflicht zur Zeiterfassung umfasst:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
• Elektronische Dokumentation (z. B. per Software, App, Terminal)
• Aufzeichnung spätestens am selben Kalendertag
• Erfassung durch Arbeitgeber, Mitarbeitende selbst oder beauftragte Dritte

Tarifverträge dürfen Ausnahmen regeln – etwa zur Form oder zur zeitlichen Nähe der Erfassung.

Was bedeutet das für HR und Unternehmen?

Für Personalverantwortliche bedeutet die neue Regelung:

• Prozesse prüfen: Wie werden Arbeitszeiten derzeit erfasst? Gibt es bereits digitale Systeme?
• Rechtskonformität sicherstellen: Die Systeme müssen revisionssicher, nachvollziehbar und DSGVO-konform sein.
• Schulung & Kommunikation: Mitarbeitende müssen über das neue Verfahren informiert und ggf. geschult werden.
• Vertrauensarbeitszeit? Auch in Modellen mit Vertrauensarbeitszeit besteht künftig eine Aufzeichnungspflicht – nur mit tariflicher Regelung sind Ausnahmen möglich.

Chancen für die Personalpraxis

Die neue Pflicht bietet auch Potenzial für Verbesserungen:

• Mehr Transparenz und Fairness in der Arbeitszeitgestaltung
• Vereinfachung von Arbeitszeitkonten und Überstundenregelungen
• Bessere Planbarkeit von Ressourcen
• Unterstützung bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes

Fazit: Jetzt aktiv werden

Auch wenn es Übergangsfristen gibt: Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Einführung digitaler Zeiterfassung befassen. Die Umstellung betrifft nicht nur die Technik – sondern auch HR-Prozesse, interne Kommunikation und betriebliche Abläufe.

Tipp: Prüfen Sie vorhandene Systeme, holen Sie Angebote ein und nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Umstellung mit – so wird aus der Pflicht eine sinnvolle Modernisierung Ihrer Arbeitswelt.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.