Mit einem papierlosen Büro zu mehr Effizienz, Arbeitszeitersparnis und Umweltbewusstsein

Das papierlose Büro setzt sich immer mehr durch. Denn es bringt nicht nur den Arbeitgebern Vorteile in Form von Kostenersparnis, sondern reduziert auch den Arbeitsaufwand der Arbeitnehmer enorm. Zeit, die fürs Abheften oder Eintüten von Briefen und Rechnungen eingeplant werden musste, entfällt und kann in wichtigere und vor allem gewinnbringendere Aufgaben gesteckt werden. Zudem tut das Unternehmen mit einem papierlosen Büro einiges für die Ressourcenschonung der Umwelt.

Welche Schritte Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro beachten sollten und welche Hilfsmittel es für die einzelnen Abteilungen gibt, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Wo liegen die Vorteile eines papierlosen Büros?

Ein optimal genutztes papierloses Büro zeichnet sich dadurch aus, dass es gänzlich auf den Einsatz von Papier verzichtet. Die Verarbeitung aller Dokumente erfolgt ausschließlich durch EDV-gestützte Verfahren. Die größte Effizienz, Zeit- und Kostenersparnis weist diese Art von Dokumentenverwaltung nur dann auf, wenn auch wirklich gar kein Papier mehr genutzt wird. Denn wird nur partiell auf Papier verzichtet, sind im Arbeitsalltag viele Scan- oder Kopiervorgänge und zeitaufwändige Synchronisierungsprozesse notwendig – die eigentlich vermieden werden sollten. Die größte Ersparnis bringt daher die Totalumstellung auf papierlos.
Mit einem papierlosen Büro können Sie:

• Druck- und Portokosten minimieren
• Material und Platz sparen
• Umwelt schonen durch Ressourcenersparnis
• Arbeitsaufwand der Mitarbeiter reduzieren
• Arbeitskraft effektiver einsetzen
• Teamarbeit an einem Dokument oder Projekt ermöglichen (Flexibilität)
• Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit (Mobilität)
• Die Auffindbarkeit von Dokumenten beschleunigen (Suchfunktion)
• Effektives Zeitmanagement garantieren

Geplantes Vorgehen, um Nachteile zu vermeiden

Viele Unternehmen scheuen den erhöhten Zeitaufwand zu Beginn der Umstellung auf ein papierloses Büro. Doch die positiven Effekte einer erfolgreichen Umstellung sind enorm. Zu Beginn müssen alle für die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen notwendigen Unterlagen der digitalen Nutzung und Verarbeitung zugänglich gemacht werden. Das Einscannen wichtiger Dokumente bleibt hier nicht aus. Eine gute Vorbereitung und geplantes Vorgehen ist in dieser Anfangsphase äußerst wichtig. Zudem sollten alle Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden, um die Notwendigkeit dieser Maßnahme zu verstehen und als Team zu unterstützen. Doch bedenken Sie, dass die Strukturierung und der Scanvorgang bestehender Dokumente in Papierform nur einmal erfolgen muss. Danach stehen diese Ihrem Unternehmen für immer digital zur Verfügung.

Hilfreiche Tools für die Umsetzung

Zentraler Datenspeicher

Vor der Umstellung sollten sich Unternehmen oder Büros klar darüber sein, mit welchen Tools sie die Umstellung auf papierlos durchführen möchten. Steht ein professioneller Dokumentenscanner zur Verfügung, der Dokumente schnell, beidseitig und kosteneffektiv scannen kann?
Wo sollen die Daten gespeichert werden, welcher zentrale Datenspeicher soll gewählt werden (der eigene Server, ein passwortgeschütztes Cloud-System, auf das alle Berechtigten von überall zugreifen können)? Sicher muss der Datenspeicher sein, damit die Daten vor unerlaubten Zugriffen geschützt sind. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten dort dauerhaft sicher abgelegt sind. Eine saubere Verzeichnisstruktur ist das A und O für ein verständliches Datenmanagement, dass eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten garantiert.

Tools für spezielle Tätigkeiten

Für die einzelnen, in einem Unternehmen anfallenden Tätigkeiten gibt es wiederum spezielle Tools, die das papierlose Büro unterstützen. So zum Beispiel Datenverarbeitungsprogramme für die Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung, über die alle Dokumente bequem per E-Mail an die Kunden verschickt werden können.

Messenger und Notizen

Innerhalb des Unternehmens kann man schnell und bequem mit jedem Mitarbeiter über die unterschiedlichsten Messenger-Tools über den Bildschirm kommunizieren und muss keine Zettelchen mehr auf den Schreibtisch kleben. Auch für die eigenen Notizen stehen digitale Tools zur Verfügung.

Fazit
Die Auswahl an hilfreichen Tools für die Realisierung eines papierlosen Büros ist enorm. Am besten lassen Sie sich vor der Umsetzung eingehend beraten, welche Systeme für Ihre Anforderungen und Ihre Unternehmensgröße am effektivsten sind.
Wer nicht gleich ganz auf Papier verzichten kann oder will, kann mit dem papierminimierten Büro starten und so den Weg in Richtung papierloses Büro bereits ein Stück weit vorbereiten.

Bei weiteren Fragen rund um die Büroorganisation, wie lieber Großraum- oder Einzelbüro, haben wir auch Antworten für Sie.

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