Die Beschlussempfehlungen, für welchen sich der Vermittlungsausschuss von Bundesrat und Bundestag schon seit langem eingesetzt haben, bekam 2013 vom Bundestag die offizielle Zustimmung. Seit 2014 gelten damit teilweise vereinfachte Regelungen für das steuerliche Reisekostenrecht und die Unternehmensbesteuerung. Der Kernbereich von betrieblichen Reisekosten ist von den Reformen besonders betroffen. Dadurch ergeben sich einige wichtige Änderungen.
Für welche Bereiche treten Reformen in Kraft
Das Ziel dieser Reisekostenreform war es, Möglichkeiten zu finden, welche den bisherigen Verwaltungsaufwand minimieren, der zur Abrechnung von Geschäftsreisen im Massenverfahren notwendig war. Abgeänderte Regelungen des Bereiches „Betriebliche Reisekosten“ treten damit in folgenden Teilbereichen in Kraft:
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- doppelte Haushaltsführung / Übernachtungskosten
- Besteuerung von Dienstfahrzeugen
- Regelmäßige Arbeitsstätte
Erste Arbeitsstätte / Pendlerpauschale
Eine neue Definition der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ zur „ersten Tätigkeitsstätte“ bringt auch relevante Änderungen bei allen wichtigen Pauschalbeträgen mit sich. Ab 2014 gilt: Jeder Arbeitnehmer kann nur noch über eine erste Tätigkeitsstätte verfügen. Um eine erste Tätigkeitsstätte handelt es sich dann, sofern es eine „ortsfeste Einrichtung“ ist. Dies muss nicht zwangsläufig der Firmensitz sein, sondern es kann sich auch um den Einsatzort einer dritten Person, beispielsweise eines Kunden, handeln. Trifft dies zu, dann kann eine Pendlerpauschale von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer einer Hin – und Rückfahrt von und zur ersten Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden.
Weiträumiges Tätigkeitsgebiet / Fahrtkosten
Das neue „weiträumige Tätigkeitsgebiet“ (ersetzt das ehemalige „weiträumige Arbeitsgebiet“) ist dann gegeben, sofern eine Arbeitsleistung nicht innerhalb einer ortsfesten Einrichtung erbracht wird, sondern vielmehr innerhalb einer festgelegten, weiträumigen Fläche. Dies betrifft beispielsweise Hafenarbeiter, Zusteller oder aber auch Forstarbeiter. Die einfache Pendlerpauschale gilt für Fahrten vom Wohnsitz zum nächstgelegenen Zugangspunkt des Tätigkeitsgebietes. Da jedoch diese Form der Tätigkeit grundsätzlich auch als Auswärtstätigkeit gilt, kann zusätzlich zu den erwähnten Fahrkosten auch eine Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen gegeben sind. Zu dieser Reisekostenabrechnung zählen Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, sowie auch der Verpflegungsmehraufwand.
Wechselnde Tätigkeitsstätten / Fahrtkosten
Ist ein Arbeitnehmer nicht nur an einer ortsfesten Einrichtung des Arbeitgebers oder einer dritten Person tätig, sondern wechselt innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes regelmäßig seinen Einsatzort, dann können alle Fahrten mit der Kilometerpauschale oder aber mit den tatsächlichen Kosten für gefahrene Kilometer abgerechnet werden. Dies gilt beispielsweise für Berufsgruppen, wie Pflegekräfte, Außendienstmitarbeiter oder aber auch Vertriebler. Zusätzlich dazu ist auch, bestimmte Umstände vorausgesetzt, eine Reisekostenabrechnung mit Angabe von Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten möglich.
Verpflegungsmehraufwand und die neuen Pauschalbeträge
Wichtiger Bestandteil einer Reisekostenabrechnung ist der Verpflegungsmehraufwand. Hier wurden bei den Pauschalbeträgen gravierende Änderungen vorgenommen, welche den Arbeitnehmern zu Gute kommen. Das bisher gültige dreistufige System wurde durch ein zweistufiges System abgelöst. Doch auch die Pauschalbeträge von Verpflegungsmehraufwendungen einer Reisekostenabrechnung haben sich verändert. So kann ab 1.1. 2014 schon ab einer Abwesenheit von 8 Stunden von der ersten Arbeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro geltend gemacht werden. Liegt die Abwesenheit von der ersten Arbeitsstätte bei über 24 Stunden, gilt weiterhin eine Pauschale von 24 Euro. Ausnahmen davon bilden An – sowie Abreisetage. Für diese Tage kann in der Reisekostenabrechnung grundsätzlich ein Betrag von jeweils 12 Euro geltend gemacht werden.
Eine Reisekostenabrechnung ins Ausland wird zukünftig ebenfalls durch ein zweistufiges System beim Verpflegungsmehraufwand berechnet. Hierbei gilt eine Auslandspauschale, welche sich nach dem jeweiligen Land richtet, dass vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde. Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich dann ebenfalls auf die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte bei über 8 oder ab 24 Stunden.
Worauf ist zu achten
Die Anerkennung einer Reisekostenabrechnung durch den Arbeitgeber ist oft davon abhängig, ob und in welchem Umfang im Arbeitsvertrag eine Erstattung der Reisekosten vereinbart wurde. Daher sollte im Vorfeld darauf Wert gelegt werden, dass alle wichtigen Aspekte schriftlich im gültigen Arbeitsvertrag aufgeführt wurden. Fallen auswärtige Übernachtungen an, sollten Unterkünfte ausgewählt werden, welche das Frühstück auch als „Business Package“ ausweisen.
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