Die Lohnsteuerkarte war viele Jahre das wichtigste Dokument eines jeden Arbeitnehmers. Auf dieser Lohnsteuerkarte wurden seit 1925 alle relevanten Daten eingetragen, um ein übersichtliches Lohnsteuerverfahren zu ermöglichen. Wenn auch letztmalig für 2010 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt wurde, so behielt diese oder eine sogenannte Lohnsteuerersatzbescheinigung bis 2013 reguläre Gültigkeit und musste auf Verlangen vorgelegt werden. Seit dem 01.01.2013 ist die Übergangszeit der Lohnsteuerkarte zu einem neuen elektronischen Verfahren – die elektronische Lohnsteuerkarte – beendet und damit können sämtliche Vorteile dieses Verfahrens von allen Beteiligten uneingeschränkt genutzt werden.
ELStAM statt Lohnsteuerkarte
Was allgemein gern vereinfacht als „elektronische Lohnsteuerkarte“ bezeichnet wird, trägt offiziell den Namen ELStAM (ElektronischeSteuerAbzugsMerkmale). Die umgangssprachliche elektronische Lohnsteuerkarte enthält alle notwendigen Lohnsteuer-Abzugs-Merkmale, welche bei der ursprünglichen Lohnsteuerkarte vorderseitig eingetragen wurden:
- Steuerklasse (eventuellen Faktor bei IV)
- Kinderfreibeträge
- Kirchensteuermerkmal ( eventuell auch den des Ehepartners)
- Lohnsteuerfreibetrag
Alle diese Daten werden für jeden Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank (Bundeszentralamt für Steuern) gespeichert und jeder, der über eine Arbeitgeberberechtigung verfügt, kann auf diese Daten zugreifen. Müssen beispielsweise durch einen Steuerklassenwechsel diese Daten geändert werden, erscheinen diese Änderungen in einer Änderungsliste, welche jedem Arbeitgeber zu Beginn eines Monats automatisch zur Verfügung gestellt wird.
Wie nutzen Arbeitgeber die „elektronische Lohnsteuerkarte“?
Ein Arbeitgeber fordert mit dem Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses von einem Arbeitnehmer folgende Daten ein:
- Haupt – oder Nebenbeschäftigung
- Steueridentifikationsnummer
- Geburtsdatum
- ob und falls ja, welche Lohnsteuerfreibetragshöhe abgerufen werden muss
Durch diese Angaben ist der Arbeitgeber in der Lage, seinen Arbeitnehmer bei der ELStAM – Datenbank anzumelden. Nachfolgend bekommt der Arbeitgeber vom Bundeszentralamt für Steuern eine elektronische Bestätigungsliste, auf welcher alle aktuellen Lohnsteuer-Abzugs-Merkmale des jeweiligen Arbeitnehmers gespeichert sind. Durch diese Angaben kann der Arbeitgeber nachfolgend den jeweiligen Lohnsteuerabzug eines Arbeitnehmers angeben. Sollte ein Arbeitgeber die ELStAM einmal nicht abrufen können, weil beispielsweise ein Arbeitnehmer die Sperrung beantragt hat, muss der Arbeitgeber pauschal den Arbeitslohn über die Lohnsteuerklasse VI besteuern. Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, meldet der Arbeitgeber den jeweiligen Arbeitnehmer von der ELStAM Datenbank wieder ab.
Vorteile und Änderungen durch die elektronische Lohnsteuerkarte
Durch die „elektronische Lohnsteuerkarte“ entstehen für das Finanzamt, den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber viele Vorteile. Für alle Beteiligten bedeutet ELStAM weitaus weniger zu leistende Wege, weniger Aufwand und kaum noch notwendige, räumliche Kapazitäten in der Verwaltung. Es wird jede Menge Papier gespart und auch der finanzielle Aufwand ist durch die „elektronische Steuerkarte“ auf ein Minimum beschränkt. Doch auch Änderungen in der Zuständigkeit bringt das neue Verfahren mit sich. Musste ein Arbeitnehmer für anstehende Änderungen der ursprünglichen Lohnsteuerkarte oder für veränderte Lohnsteuerabzugsmerkmale extra seine Gemeindeverwaltung aufsuchen, werden durch die „elektronische Lohnsteuerkarte“ von der Gemeindeverwaltung nur noch alle melderechtlichen Angaben angepasst und diese danach umgehend an die Finanzverwaltung weitergeleitet. Alle weiteren Abänderungen, beginnend bei der Speicherung aller Daten über Anpassungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale bis hin zur Bereitstellung gespeicherter Daten für alle Arbeitgeber sind nur und ausschließlich die Finanzverwaltungen zuständig.
Bei allen Änderungen durch die „elektronische Lohnsteuerkarte“ ist besonders die zeitnahe Kommunikation zwischen Finanzverwaltungen, Arbeitgebern und Arbeitnehmern von Vorteil. Arbeitnehmer können durch das elektronische Verfahren grundsätzlich alle ihre gespeicherten Daten online abrufen. Zudem sind Arbeitnehmer in der Lage, ihre Daten bei Bedarf für alle oder nur bestimmte Arbeitgeber sperren zu lassen.
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